آموزش کامل مرتب سازی داده ها (Sort) در اکسل

9 دقیقه

زمان مطالعه

0 رای

۱۰

بازدید

۱۳۹۸/۲/۱۴

تاریخ انتشار

یکی از مسائل پایه ای و کاربردی که عموم کاربران اکسل دائما با آن سروکار دارند، موضوع مرتب سازی داده ها در اکسل یا همان مفهوم Sort داده هاست. در مطلب امروز، آموزش کاملی از Sort در اکسل، روش های مختلف Sort، حالت های ساده و پیچیده مرتب سازی، مرتب سازی بر اساس فرمت دهی شرطی و … را به صورت کامل و همراه با تصویر ارائه خواهیم کرد.

مرتب کردن سریع داده ها با استفاده از دکمه های Sort

ساده ترین و البته سریعترین راهی که برای مرتب سازی داده ها در اکسل وجود دارد، استفاده از دکمه های sort است که با دستورهای A-Z و Z-A در تب data قرار دارند. اما توجه داشته باشید که فقط زمانی از این دکمه ها استفاده کنید که ردیف یا ستون خالی در بین داده های شما وجود نداشته باشد. برای مرتب سازی داده ها در اکسل با استفاده از دکمه های sort به شیوه زیر عمل کنید:

یکی از سلول های ستونی که میخواهید مرتب کنید را انتخاب کنید.
در تب data اکسل، برای مرتب سازی از کوچک به بزرگ، گزینه A-Z و برای مرتب سازی از بزرگ به کوچک گزینه Z-A را انتخاب کنید.
قبل از اینکه هر کار دیگری انجام دهید، بررسی کنید که عملیات مرتب سازی به درستی انجام شده باشد. در صورتی که داده ها به درستی مرتب نشده اند، گزینه UNDO در تولبار را کلیک کنید.

مشکلات و معایب مرتب سازی داده ها در اکسل

همانطور که گفتیم استفاده از دکمه های A-Z و Z-A اکسل اگرچه مرتب سازی را به سرعت انجام میدهند ولی دارای معایب و مشکلاتی نیز هستند.

در صورتی که ردیف یا ستون خالی در بین داده های شما وجود داشته باشد، ممکن است بخشی از داده ها سورت شوند و بخشی دیگر در نظر گرفته نشود. برای مثال ممکن است شما در نهایت لیستی از شماره تلفن ها را داشته باشید که هیچ تطابقی با اسامی شما ندارند یا آدرس یک مشتری در کنار همان مشتری قرار نگیرد!!

برای رفع این مشکل در زمانی که داده های خود را بر اساس یک ستون مرتب سازی میکنید، به شیوه زیر عمل کنید:

یکی از سلول ها را در ستونی که میخواهید مرتب کنید انتخاب کنید.
Ctrl + A را فشار دهید تا کل محدوده انتخاب شود.
محدوده انتخاب شده را بررسی کنید و مطمئن شوید که تمام داده ها انتخاب شده اند. برای مثال در تصویر زیر، ستون E مخفی شده است در نتیجه داده های موجود در ستون های سمت راست، انتخاب نشده اند.
در صورتی که تمام داده ها انتخاب نشده اند، مشکل خالی بودن ستون یا ردیف را رفع کنید و یا از دیالوگ باکس Sort که در قسمت بعد توضیح داده خواهد شد استفاده کنید.
در تب data اکسل، برای مرتب سازی از کوچک به بزرگ، گزینه A-Z و برای مرتب سازی از بزرگ به کوچک گزینه Z-A را انتخاب کنید.

مرتب سازی بر اساس دو یا چند ستون

در صورتی که میخواهید دو یا چند ستون را در اکسل مرتب کنید، پیشنهاد میکنیم از پنجره Sort استفاده کنید. در این مثال، جدولی که قصد مرتب کردن آن را داریم شامل اطلاعات فردی است و بر اساس زیر مرتب سازی خواهد شد:

اول بر اساس جنسیت (Gender)
دوم بر اساس ایالت جغرافیایی (State)
در نهایت بر اساس سال تولد (Birth year)

برای مرتب کردن داده ها بر اساس سه ستون به شیوه زیر عمل کنید:

تمام سلول ها را انتخاب کنید.
در تب data اکسل و در گروه Sort & Filter دکمه Sort را انتخاب کنید.
دکمه Add Level را انتخاب کنید تا اولین سطح از مرتب سازی ایجاد شود
شبیه به شکل زیر و از قسمت sort by اولین ستونی که میخواهید دسته بندی بر اساس آن انجام شود را انتخاب کند. در این مثال ستون Gender را انتخاب میکنیم.

نکته: در صورتی که عناوین ستون در لیست ظاهر شده به درستی نمایش داده نمیشود، تیک گزینه my data has headers را فعال کنید.

از لیست کشویی Sort on، گزینه ی مورد نیاز خود را انتخاب کنید. ما داده ها خود را بر اساس مقدار آنها مرتب خواهیم کرد در نتیجه گزینه value را انتخاب میکنیم.
در قسمت Order یکی از گزینه ها را انتخاب کنید.( بسته به نیاز خود)
حال برای اضافه کردن یک سطح دیگر مرتب سازی یکبار دیگر گزینه Add level را انتخاب میکنیم و به ترتیب داده ها را بر اساس ستون های State و birth year نیز مرتب میکنیم.
پس از تنظیم تمام سطوح مرتب سازی، گزینه ok را انتخاب کنید.

حال داده های شما بر اساس ستون های مشخص شده و به ترتیب انتخاب سطوح مرتب سازی، سورت شده اند:

ستون Gender در مرحله اول مبنای مرتب سازی قرار گرفته است، در نتیجه تمام نام های با جنسیت female (مونث) در ابتدا قرار گرفته اند.
سپس، داده ها بر اساس ایالت دسته بندی شده اند، در نتیجه جنسیت های مونث ایالت آلاسکا و سپس جنسیت مونث ایالت آلاباما و … در بالای لیست قرار گرفته اند.
در نهایت و در سطح سوم ، سال تولد مبنا قرار گرفته است.

مرتب سازی داده ها در اکسل به روش Custom sort

زمانی که به روش های معمول داده های خود را مرتب سازی میکنید، میتوانید ترتیب داده ها را به صورت بزرگتر به کوچکتر، الف به ی و … انتخاب کنید. علاوه بر این روش های استاندارد، شما میتوانید ترتیب های دیگری مثل روزهای هفته یا ماه و … را نیز مبنای مرتب سزای خود قرار دهید. در مثال زیر ما عملیات دسته بندی را بر اساس نام روزهای هفته انجام خواهیم داد.

برای انجام مرتب سازی بر اساس یک لیست Custom میتوانید به شیوه زیر عمل کنید:

یکی از سلول های ستونی را که میخواهید مرتب سازی کنید را انتخاب کنید.
کلیدهای ترکیبی Ctrl + A را انتخاب کنید تا کل محدوده انتخاب شود.
محدوده انتخاب شده را بررسی کنید تا مطمئن شوید که تمام سلول ها انتخاب شده اند.
در تب Home اکسل، در گروه editing، گزینه sort&filter و سپس Custom sort را انتخاب کنید.
در پنجره ظاهر شده، در ستون Sort by ستون day را انتخاب کنید.
در قسمت order، گزینه custom list را انتخاب کنید.
در پنجره Custom، یکی از لیست های Custom(بسته به نیاز خود) را انتخاب کنید و سپس ok را دوبار کلیک کنید تا پنجره بسته شود.

همانطور که مشاهده میکنید ستون day بر اساس روزهای هفته به جای حروف الفبا، دسته بندی شده است.

مرتب سازی یک ردیف در اکسل

اگرچه معمولا مرتب سازی داده ها به دلیلی ساختار جداول، بر اساس ستون انجام میگیرد اما شما میتوانید داده های خود را بر اساس ردیف نیز مرتب کنید. در این مثال، جدولی از فروش ماهانه را مرتب خواهیم کرد. در نتیجه این عملیات ماه با بیشترین فروش کل در سمت چپ قرار خواهد گرفت. برای انجام این کار از منو راست کلیک استفاده میکنیم.

برای سورت کردن داده ها بر اساس ردیف در اکسل، به صورت زیر عمل کنید:

یکی از سلول ها را در ردیفی که میخواهید مرتب سازی کنید انتخاب کنید.
کلیدهای Ctrl+A را فشار دهید تا کل محدوده هایلایت شود.
محدوده انتخاب شده را بررسی کنید تا مطمئن شوید تمام سلول های مورد نظر هایلایت شده است.
در ردیفی که میخواهید سورت کنید، راست کلیک کنید و از منو ظاهر شده گزینه Sort و سپس Custom sort را انتخاب کنید.
در باکس Sort by پنجره Sort ستون Day را انتخاب کنید.
در لیست کشویی Order گزینه Custom list را کلیک کنید.
در بالای پنجره Sort گزینه Option را انتخاب کنید.
در پنجره Options، در قسمت orientation گزینه Sort left to right را انتخاب کنید.
Ok را کلیک کنید تا پنجره Options بسته شود
از لیست Sort by، ردیفی را که میخواهید مرتب سازی کنید. از آنجایی که ردیفها عنوان ندارند، شماره ردیف مورد نظر را انتخاب کنید.
گزینه مورد نظر در قسمت Sort on و دیگر قسمت ها را انتخاب کنید و ok را بزنید.

همانطور که مشاهده میکنید، داده ها در ردیف مورد نظر بر اساس مقدار مرتب سازی شده است.

مرتب کردن داده ها بر اساس آیکن سلول (Cell icon)

زمانی که جدول اکسل ایجاد میکنید، یا یک فیلتر اتوماتیک بر روی یک لیست اعمال میکنید، بر روی هرکدام از سلول های عنوان، یک فلش ایجاد میشود. با کلیک بر روی این فلش مجموعه ای از گزینه های دسته بندی و فیلترینگ ظاهر میشود که میتوانید از هرکدام از آنها استفاده کنید.

در صورتی که شما آیکن های فرمت دهی شرطی را به یکی از ستون ها اعمال کنید، شما میتوانید عملیات مرتب سازی را بر اساس این آیکن ها نیز اعمال کنید. در تصویر زیر، به ستون Quantity آیکن های چراغ راهنما اضافه شده است.

پس از اضافه شدن آیکن چراغ راهنما، میتوانید به روش زیر عملیات مرتب سازی بر اساس آیکن را انجام دهید:

بر روی سلولی که حاوی آیکنی است که میخواهید در بالای لیست قرار گیرد، راست کلیک کنید.
در منو راست کلیک، گزینه Sort را انتخاب کنید.
شبیه به تصویر زیر گزینه Put Selected Cell Icon On Top را انتخاب کنید.

مقادیر با آیکن انتخاب شده در بالای لیست قرار گرفتند ولی دیگر آیتم ها مرتب نشده باقی ماندند.

مرتب سازی دادها در اکسل بر اساس رنگ

یکی دیگر از روش های سورت کردن داده ها در اکسل، مبنا قرار دادن رنگ سلول ها و انجام مرتب سازی بر اساس رنگ است. این روش نیز تفاوت زیادی با روش های گفته شده ندارد که در این قسمت با استفاده از یک مثال توضیح خواهیم داد.

در یکی از سلول های مجموعه داده خود کلیک کنید.
در تب DATA، و گروه Sort & Filter گزینه Sort را انتخاب کنید.
ستونی که میخواهید مرتب سازی بر اساس آن صورت گیرد را در گروه Sort by و گزینه Cell color را در قسمت Sort on مشخص کنید.
رنگ مورد نظر را از لیست Order انتخاب کنید.
دوبار گزینه Copy level را کلیک کنید و رنگ های دیگر را انتخاب کنید.
OK را بزنید.